Тимчасовий заступник головного бухгалтера

Згідно із затвердженим графіком відпусток головний бухгалтер медичного закладу з 18.02.2019 р. йде у щорічну відпустку на 18 календарних днів. Як призначити тимчасового заступника головного бухгалтера? Чи потрібно повідомляти про це державного реєстратора, податковий орган та банк? Як бути з ЕЦП?

Щорічна та інші види відпусток головного бухгалтера оформляються так само, як і для інших працівників. Однак, на час перебування головного бухгалтера у відпустці виконання його обов'язків потрібно комусь доручити. Тимчасове покладання обов’язків головбуха на іншу особу можна оформити як тимчасове заміщення або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.

Найчастіше тимчасово виконуючим обов’язки головбуха призначають його заступника або рядового бухгалтера. Крім того, медичний заклад має право залучити й стороннього фахівця, уклавши з ним строковий трудовий договір на час відпустки головбуха.

Чи потрібно повідомляти державного реєстратора про тимчасову заміну головбуха? Ні, держреєстратора повідомляти про це необов’язково, оскільки дані про головного бухгалтера в принципі не вносяться до Єдиного державного реєстру (ЄДР). Тобто, навіть якщо головний бухгалтер звільнився і призначений новий, заклад як юридична особа не зобов’язаний повідомляти про це держреєстратора. Разом з тим, п.13 ч.1 ст.9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 р. № 755-IV передбачено, що за своїм бажанням юридична особа має право внести до ЄДР дані про головбуха та особу, яка його замінює. У такому випадку тимчасовий заступник головбуха вноситься до ЄДР теж як особа, яка має право діяти від імені медичного закладу без довіреності.

Чи потрібно повідомляти орган ДФС за формою № 1-ОПП про тимчасового заступника головного бухгалтера? Ні, не потрібно. Законодавством не встановлено обов’язок подавати до органу ДФС заяву за формою № 1-ОПП у випадку тимчасової заміни головного бухгалтера. Але, щоб у ДФС не було претензій під час приймання податкової звітності, рекомендуємо додатково додавати копію документа, що підтверджує повноваження тимчасового заступника головного бухгалтера, до звітності, яку він підписує.

Чи потрібно переоформляти картку зі зразками підписів в обслуговуючих банках? Якщо особа, що заміщує головного бухгалтера, не буде підписувати банківські документи замість головбуха, то переоформляти картку зі зразками підписів не потрібно.

Чи потрібно видавати тимчасово виконуючому обов’язки головбуха електронний цифровий підпис (ЕЦП)? Так, потрібно, якщо він буде підписувати під час свого заступництва зокрема податкову звітність. Звітність в електронному вигляді засвідчується електронним підписом директора та головбуха, тому на час їхньої відсутності у працівників, які їх замінюють, повинен бути цифровий підпис.

Звертаємо увагу, що тимчасовий заступник не може користуватися ЕЦП головбуха. Для надання права підпису йому необхідно звернутися до центру сертифікації ключів й отримати ще один ключ. При цьому ключ головбуха на період відпустки скасовувати не потрібно. Також про надання права підпису (хоч і тимчасово) іншій особі слід повідомити орган ДФС. Повідомлення про новий сертифікат відкритих ключів для тимчасового заступника головного бухгалтера достатньо відправити в електронному вигляді (п. 11 розд. III Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України 06.06.2017 р. № 557) за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку.