Правила анкетування персоналу

Представлені у виданні стандартні операційні процедури — це типові зразки можливі для впровадження, можуть відрізнятись від тих, що впроваджуються або вже використовуються в закладах охорони здоров’я.

Зміст

  1. Мета застосування
  2. Галузь поширення
  3. Визначення та скорочення
  4. Засоби
  5. Загальні положення
  6. Опис процесу
  7. Моніторинг і оцінювання
  8. Додатки

1. Мета застосування

Ця стандартна операційна процедура (СОП) системи управління якістю (СУЯ) визначає правила проведення анкетування персоналу для визначення ступеня задоволеності умовами праці в медичному закладі.

2. Галузь поширення

2.1. Анкетування здійснюється серед штатних співробітників. Анкетування не здійснюється серед позаштатних співробітників, стажерів. Положення цієї процедури обов’язкові для виконання всіма посадовими особами закладу.

2.2. За організацію розповсюдження та збір анкет відповідальність несуть старші медичні сестри відділень, керівники структурних підрозділів.

2.3. Відповідальний за організацію аналізу заповнених анкет — керівник відділу кадрів.

2.4. Відповідальний за призначення коригувальних дій — керівник закладу.

3. Визначення та скорочення

Анкета — структурований набір запитань, кожне з яких логічно пов’язане з основною метою дослідження, отримання інформації відбувається шляхом опитування. Анкета використовується під час проведення психологічних, маркетингових досліджень для оцінки поточної ситуації або визначення перспектив розвитку процесів.

СОП — стандартна операційна процедура.

СУЯ — система управління якістю.

4. Засоби

4.1. Бланки анкет задоволеності персоналу.

4.2. «Скринька скарг і пропозицій».

4.3. Програма Microsoft Excel.

5. Загальні положення

Опитування співробітників — це ефективний інструмент, завдяки якому можна виявити проблеми та усунути їх, провівши необхідні зміни. Поліпшивши ситуацію, заклад може підвищити результати своєї діяльності та рівень ефективності працівників. Опитування думки персоналу допомагають виявити причини, які перешкоджають ефективній роботі персоналу та організації в цілому, а потім своєчасно усунути помилки.

За допомогою анкетування можна визначити, що думає персонал про діяльність закладу, його імідж та перспективний розвиток. Також завдяки анкетуванню є можливість з’ясувати, чи задоволені співробітники зарплатою, соціальним пакетом, ставленням керівництва до колективу.

6. Опис процесу

6.1. Анкетування проводять фахівці відділу кадрів.

6.2. Анкетування може бути суцільним (під час якого опитують всіх співробітників) або вибірковим (під час якого опитують певну категорію співробітників), з роз’ясненням мети проведення анкетування та правил заповнення анкети.

6.3. Анкетування здійснюється анонімно на добровільній основі шляхом заповнення бланка «Анкета задоволеності персоналу» (див. додаток) кожні півроку.

6.4. Анкети надають усім (100 %) співробітникам, які підлягають анкетуванням. В анкетуванні не беруть участі позаштатні співробітники, стажери.

6.5. Співробітників необхідно заздалегідь сповістити про майбутній захід. Крім того необхідно донести до співробітників з якою метою це робиться, пояснити їм, що відповісти відверто на запитання анкети в їхніх інтересах і від них багато що залежить.

6.6. Анкета видається співробітником відділу кадрів старшій медсестрі кожного відділення та керівнику структурного підрозділу з роз’ясненням, що заповнювати анкету можна в будь-який час протягом 7 днів.

6.7. Бланки анкет перебувають у відділі кадрів.

6.8. З метою збереження анонімності заповнені персоналом анкети долучаються до «Скриньки скарг і пропозицій» або надаються безпосередньо у відділ кадрів.

6.9. Збір і виїмка анкет відбувається після закінчення опитування, уповноваженою особою з відділу кадрів.

7. Моніторинг і оцінювання

7.1. Фахівець відділу кадрів на підставі анкет здійснює аналіз ступеня задоволеності персоналу.

7.2. Таблиця аналізу анкет ведеться в програмі Microsoft Excel.

7.3. Кожна анкета нумерується ручкою в правому верхньому куті анкети, номер анкети вноситься до першого рядка таблиці.

7.4. Усі питання анкети аналізуються в такий спосіб:

7.5. Фахівець відділу кадрів оформлює результати анкетування у вигляді діаграм із даних таблиці.

7.6. Після присвоєння всім запитанням відповідного коефіцієнту, підраховується сума балів із усіх запитань анкети. Максимальний сумарний бал може скласти 100 %.

7.7. Питання «ставлення в колективі», «компенсація», «розкажіть про себе» аналізуються за їхнім логічним значенням: робиться виписка тексту.

7.8. Анкети зберігаються у відділі кадрів — 5 років, далі долучаються до архіву або знищуються.

7.9. Після закінчення опитування, результати анкетування доводять до відома всіх працівників електронною поштою. Паперова версія зберігається у відділі кадрів.

7.10. На основі отриманої інформації робиться прогноз розвитку ситуації, поліпшення або погіршення корпоративного клімату, будується подальший план роботи відділу кадрів із керівниками цих структурних підрозділів.

7.11. Сумарна (загальна) задоволеність персоналу (показник задоволеності в %) кожні півроку видається керівництву з докладним аналізом і рекомендаціями щодо підвищення ступеня задоволеності персоналу.

7.12. З ініціативи будь-якого підрозділу, посадової особи або комісії можливе проведення фокусного добровільного анкетування на певну тему.

7.13. Відповідальність за збір даних, аналіз, збереження конфіденційності відомостей і поширення результатів фокусного анкетування несе ініціатор.

7.14. На підставі аналізу анкетування персоналу відділ кадрів подає аналіз анкетування з проєктом коригуючих заходів (для системного усунення недоліків і поліпшення процесів).

7.15. Аналіз із планом заходів подається керівництву закладу, якщо:

  • ризик надзвичайний;
  • ризик високий;
  • ризик середній;
  • зачіпає діяльність кількох підрозділів;
  • вимагає фінансових витрат безпосередньо задіяними підрозділам.

7.16. Результати анкетування з проєктом коригуючих заходів розглядають на черговому засіданні адміністрації закладу за участю зацікавлених структурних підрозділів.

7.17. Відділ кадрів (за рішенням керівництва) здійснює моніторинг виконання коригуючих заходів.

7.18. Результати виконання коригуючих заходів розглядає керівництво закладу щокварталу за ініціативою керівника відділу кадрів.

8. Додатки

Анкета для визначення ступеня задоволеності персоналу