LEAN-­технології в боротьбі з COVID-­19

Сучасні бізнес-інструменти, які використовуються в медичних клініках, зараз цілком придатні для подолання пандемії Covid-19. Прикладом є концепція Lean, яку частіше називають практикою Ощадливого виробництва.


Пандемія Covid-19 змушує медичну систему у всьому світі працювати на межі, але незважаючи на героїчні зусилля працівників медичних служб, важкої праці часто недостатньо. Численні факти свідчать про те, що відділення невідкладної допомоги заповнені вщент, лікарні не в змозі лікувати всіх бажаючих через велику кількість хворих, яким необхідна інтенсивна терапія. Виснажений медичний персонал вимушений інколи працювати без адекватного захисного одягу.

Трансформації в медицині, які впроваджуються зараз, зазвичай тривають роками. Але ситуація з Covid-19 потребує негайних дій. Дійсно, Lean-мислення може привести до чудових результатів дуже швидко — і це саме те, що система охорони здоров’я у всьому світі вимагає прямо зараз.

LEAN Manufacturing або Ощадливе виробництво — концепція управління підприємством, яка зосереджена на усуненні зайвих втрат. Ця концепція забезпечує довготривалу конкурентоздатність без істотних капіталовкладень. Ощадливе виробництво в медицині — це система організації та управління закладом, коли послуги пацієнтам надаються в точній відповідності із запитами споживачів із меншими втратами.

7 практик Lean для подолання критичних ситуацій, які спричиняє епідемія Covid-19

1. Структура потоку пацієнтів

  • Проаналізуйте потреби та темп кожного потоку пацієнтів.
  • Візуально намалюйте розроблені потоки та процеси для кращого розуміння і розподілу.
  • Фізично розділіть потоки для того, щоб бути впевненими — пацієнти в критичному стані мають доступ до необхідних ресурсів, їм не доводилося перебувати разом із іншими пацієнтами. Відокремте тих, у кого є респіраторні симптоми від тих, хто їх не має. Мінімізація кількості груп потоків знижує складність під час переміщення пацієнтів через систему.
  • Розробіть план для кожного потоку: наприклад, для пацієнтів із Covid-19 із незначними симптомами та для пацієнтів із критичними симптомами.
  • Впроваджуйте «витягування», нехай лікарі, що займаються подальшим лікуванням, активно шукають своїх наступних пацієнтів для того, щоб перемістити їх у потрібне місце якомога швидше. Переміщення («витягування») пацієнтів із палат інтенсивної терапії на вільні ліжка звичайних палат дозволить поступитися місцем іншим «важким» пацієнтам. Якщо це можливо, збережіть деяку пропускну здатність для відтоку.
  • Закріпіть найдосвідченіших працівників на перетині потоків і в зонах, які приймають ключові рішення (наприклад, у приймальне відділення).

2. Візуальний менеджмент

  • Надавайте чіткі та візуальні робочі інструкції для критичних кроків у процесі, щоб кожен знав що робити і як.
  • Розмістіть візуалізацію на кожне ліжко для мінімізації часу необхідного для отримання інформації. Мета — створення візуалізації, яка надасть усю необхідну інформацію за одну мить.
  • Використовуйте різні кольори для кодування зон, маршрутів, класифікацій, щоб роз’яснити чинні стандарти, такі як, наприклад, призначення зони. Адже зони можна швидко змінювати. Маршрути можуть бути збільшені або зменшені за ніч. Таким чином, кожен буде встигати за швидкістю розвитку ситуації.
  • Тренуйте персонал швидко, використовуючи просту візуалізацію.
  • Впроваджуйте візуальний менеджмент у вашу комунікацію.

Приклади

  • Чек-ліст над кожним ліжком допомагає персоналу мати інформацію про пацієнта.
  • Візуальна інструкція про правила одягання засобів індивідуального захисту.
  • Набори витратних матеріалів і медикаментів помічають відповідним кольоровим стікером — за призначенням (первинний огляд, для ін’єкцій, процедур та ін.).

3. Стандартизація роботи для впевненості в безпеці, якості й ефективності

  • Розробіть стандарти робочих процесів і навчіть команди використовувати їх. Це гарантує безпеку та швидкість процесів.
  • Спостерігайте за робочими процесами й оцінюйте дотримання стандартів.
  • Організуйте персонал (як команди менеджменту, так і команди лікувального персоналу) в маленькі інтегровані команди — лікар, сестра, асистент лікаря тощо. Комплектуйте маленькі команди замість великих груп професіоналів, щоб поширювати критично важливу інформацію швидше.
  • Обмежте пересування персоналу, розподіляючи простір на відведені зони для різних команд.
  • Дозвольте лідерам ідентифікувати пріоритети та необхідні дії. Під час кризи хорошою ідеєю буде створення центрального штабу (командного центру інциденту) для інформаційного потоку з елементами візуального менеджменту ключових робочих даних.

Наприклад:

  • менеджмент ресурсів засобів індивідуального захисту;
  • статус персоналу — заражений і на карантині;
  • має позитивний аналіз на вірус;
  • написав прохання про переведення та інше.

Лідери зосереджують команду структурованими та регулярними нарадами.

Приклади

  • Керівник лікарні відвідує кожне відділення щоденно для того, щоб напряму поспілкуватися з персоналом.
  • Створення спеціальної групи в додатку Viber із членів команди А (реанімація).

4. Участь у коротких, структурних комунікаційних циклах

  • Впроваджуйте щоденну систему менеджменту для структуризації періодичних нетривалих нарад на всіх рівнях менеджменту, як спосіб підготувати персонал до ситуацій на зміні. Проводьте ці наради в кожному робочому потоці. Наради можуть бути віртуальними, якщо команди перебувають на відстані.
  • Створіть візуальні борди, щоб діяти проактивно та превентивно, візуально повідомляючи про можливі важливі рішення залежно від ситуації.
  • Надихайте персонал повідомляти про проблеми, труднощі та можливості поліпшення процесів у будь-який момент.
  • Створюйте можливість поліпшення комунікації шляхом роботи в командах.

Приклади

  • Візуальна панель «Кількість хворих на Covid-19 по відділеннях».
  • Візуальна панель «Кількість протестованих на Covid-19 по відділеннях». «Негативний» та «позитивний» результати позначають різними кольорами.
  • Щоденну нараду в лікарні проводять за регламентом:
    • загальна статистика (3 хв.) — усі присутні;
    • загальна інформація (5 хв.) — усі присутні;
    • звіт чергування команд (10 хв.) — керівники (лідери) команд, зав. відділень, адміністрація;
    • нарада адміністрації лікарні (10 хв.) — адміністрація.

5. Швидко розвивайте навички за допомогою плану розвитку персоналу

  • Плануйте, як ви будете комплектувати, тренувати нових учасників команд. Звертайте увагу на лікарів-пенсіонерів, інтернів, випускників медичних коледжів. Ви повинні:
    • надати їм необхідні знання;
    • за мінімальний час зорієнтувати на нові напрямки роботи;
    • залучити до команд (бригад);
    • зробити максимально продуктивними працівниками.
  • Використовуйте візуальні стандарти швидкого тренування та тести перевірки знань.
  • Надавайте правильну інформацію професіоналам — ні більше, ні менше. Не всім потрібно знати все відразу, для уникнення зайвого перевантаження інформацією та прояснення на чому саме фокусуватися. Водночас прозорість — це ключовий фактор і кожен повинен розуміти, що відбувається у вашому закладі.
  • Приділіть певний час, щоб закріпити пройдені уроки структуровано кожен день. Це заощадить вам чимало часу завтра, ви зможете вдосконалюватися та вчиться далі.
  • Визнавайте важливість кожного маленького поліпшення у знаннях.

Приклад

  • Візуалізації для тренування різних команд (бригад) на кожному етапі «Операції з вентиляції легень», з вказівками, коли їх варто робити та як.

6. Перегляд пріоритетів для впевненості в можливостях

  • Скасуйте і перенесіть усі нетермінові прийоми та вибіркові процедури. Якщо можливо, деякі з цих пацієнтів можуть бути оглянуті дистанційно, через Інтернет.
  • Тримайте більшість пацієнтів подалі від палат інтенсивної терапії та проводьте обстеження й тести в інших зонах.
  • Залучайте команди (бригади) з інших зон лікарні, щоб допомогти в найважливіших потоках.
  • Долучайте молодих спеціалістів на першу лінію взаємодії з пацієнтами. Фахівців старшого віку (ті хто за віком у зоні ризику) залучайте до консультування пацієнтів в он-лайн режимі, за допомогою Інтернету.
  • Спрогнозуйте очікувану кількість термінових пацієнтів (не хворих на Covid-19), спираючись на статистику минулих років.

Приклад

  • Тимчасово прийом і лікування хворих терапевтичного профілю (не на Covid-19) організовано в алергологічному відділені, яке розташоване в окремому приміщені.

7. Розподіліть потужності та захистіть працівників

  • Надайте персоналу час на відновлення. Важливо уникати надмірного перенапруження. Слід обмежити кількість годин роботи та ретельно опрацювати розклад роботи, щоб команди були здатні «витримати марафон».
  • Розподіляйте завдання з урахуванням якостей кожного співробітника (включаючи вік, емпатію, ментальну стійкість, знання) та спробуйте провести навчання для них за різним напрямком роботи. Адже працівників із широким набором навичок можна залучати в інші або «екстрені» відділення.
  • Створіть план роботи, прогнозуючи різні сценарії (наприклад, якщо будуть додані додаткові місця в інтенсивній терапії для хворих на Covid-19). У міру зростання попиту, поступово розробляйте нові плани використання обладнання / техніки / простору. Розподіл всіх ресурсів на самому початку може призвести до їхнього неефективного використання. І навпаки, динамічніший план дозволить вам інтегрувати в нього отримані на практиці уроки та поліпшити реагування.
  • Прорахуйте скільки ресурсів (обладнання, медикаментів, засобів) вам необхідно для кожного потоку / процесу / сценарію.
  • Не лякайтеся починати з нуля — створіть новий робочий простір і розробіть стандарти для кожного потоку / процесу / сценарію.
  • Переконайтеся в тому, що ресурси завжди доступні для працівників. Дуже важливо звести до мінімуму пошук необхідних матеріалів, бо зазвичай у лікарнях на це витрачаються години. Вам необхідно призначити співробітника, відповідального за поповнення запасів, і переконатися в тому, що вони витрачаються максимально ефективно.

Приклад

  • 3 варіанта графіку чергувань залежно від стадії епідемії Covid-19.

Деякі з цих практик можуть дуже відрізнятися від вашого звичайного методу роботи, але дайте їм шанс. На їхню реалізацію може знадобитися час, який зараз цінніший, ніж у звичайній ситуації. Але сприймайте ці рекомендації, як інвестицію у вашу здатність протистояти майбутнім викликам, створеним Covid-19.